Se os documentos da sua empresa são um problema, nós somos a solução!
Ligue: (21)2269-8040/99883-8493 ou [email protected]
É muito comum o acúmulo de documentos no arquivo central de qualquer empresa. Um fato que compromete desde o tempo de funcionários, que poderiam estar concentrando esforços no foco do seu ramo de atividade, até o espaço físico para a correta e eficaz armazenagem de informações. Uma prática que está cada vez mais em desuso porque gera custos que não são claramente percebidos.
É fundamental antes de se desfazer de seus arquivos procurar uma orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que se pode eliminar. A MEMODOC fornece consultoria para avaliação de documentos de uso interno ou de valor legal até como manter o controle do que se deve guardar. Mais do que isso: por quanto tempo esses registros devem permanecer arquivados. É o caminho para evitar multas e perda de informações importantes para sua empresa.
Os locais para guarda do acervo foram desenvolvidos para dar segurança máxima e proteção aos documentos, tais como:
• Área com segurança armada 24 horas por dia;
• Monitoramento por circuito de TV;
• Estamos dentro de um condomínio logístico, com um rígido sistema de controle de
visitantes com acesso limitado;
• Sistema contra incêndios, conforme normas dos Bombeiros (brigadistas, bombeiros,
detectores de fumaça, sprinklers etc.);
• Controle biológico permanente de pragas;
• Apólices de seguro gerais e especificas;
• Controle das coletas e entregas com ordem de serviços em duas vias;
• Veículos de entrega e coleta com sistema de rastreamento.
Em casos especiais, a sua empresa pode ter acesso aos documentos necessários em um prazo de até 4 horas, a partir de seu pedido, desde que dentro da cobertura da área primária. Informe-se com um de nossos consultores.
Sua empresa pode operar em parceria com a MEMODOC da forma mais conveniente ao dia-a-dia de sua atividade:
• A MEMODOC fornece caixas padronizadas para acondicionar todos os arquivos e posterior envio para armazenagem.
• A MEMODOC também pode organizar os seus arquivos antes de armazenar.
• A MEMODOC pode digitalizar os seus documentos, de caixas previamente
selecionadas ou apenas por demanda. As imagens digitalizadas ficaram
disponibilizadas no nosso sistema web, e elas poderão ser acessadas, sempre por
pessoas previamente autorizadas e cadastradas no nosso sistema, por meio de login e
senha, pesquisando o conteúdo da caixa onde o documento físico está acondicionado,
e nesse caso, o usuário terá acesso instantâneo a imagem digitalizada do documento,
podendo ser impresso ou baixado em PDF, conforme sua necessidade.
Podemos também atender por imagem digital, caso o cliente queira apenas um determinado documento e disponibilizá-lo no nosso sistema
SUA EMPRESA RECEBE OS DOCUMENTOS VIA
• E-MAIL
• PORTADOR (Documento original, Cópia simples do documento ou Cópia autenticada do documento)
OBS
As solicitações das caixas/documentos, podem ser feitas através de e-mail, fax ou telefone, sempre acompanhado de senha do usuário habilitado. Todos os usuários e as áreas às quais tenham acessos são previamente autorizados.
Sua empresa tambem vai dispor de:
• Software de controle para que cada cliente possa facilmente monitorar o conteúdo dos documentos custodiados
• Uma equipe técnica para consultoria e treinamento de usuários do serviço
• Salas exclusivas para consulta com total conforto
• Facilidades como telefonia, fax, copiadora, etc.
Custódia dos documentos físicos;
Indexação das caixas e documentos arquivados por caixa
Gerenciamento dos documentos indexados
Controle da movimentação das caixas e conteúdo por usuário
Custódia das imagens digitalizadas (de caixas contratadas)
Todas as indexações e imagens de documentos digitalizados com espelhamento (backup de segurança)
Expurgo de documentos por trituração
Custódia de backup de segurança de empresas, com retirada programada
